Ростов-на-Дону, БЦ «Лига Наций»
ул. Суворова, д. 91, эт. 5, оф. 6
ещё контакты

Электронные счета-фактуры

Электронные счета-фактурыЭЛЕКТРОННЫЕ СЧЕТА-ФАКТУРЫ

Самым главным является необходимость достижения договоренностей с контрагентами.

Основные сложности здесь связаны именно с самим фактом перехода на электронные документы и «нежеланием изменений».

Вторая задача, которую необходимо будет решить, - изменение учетных систем клиента. Это касается крупных компаний, которые используют продукты, позволяющие осуществить комплексную автоматизацию всех бизнес-процессов: SAP, «1C-Предприятие», Microsoft NAV.

Taк, 64% компаний отмечают, что используемое ПО требует доработок под специфику предприятий.

Однако полноценное внедрение счетов-фактур с полной автоматизацией всех этапов обработки документов не может быть первым шагом. Наилучшей стратегией является постепенное внедрение и использование технологии.

Важное значение при принятии решения о безбумажном обмене документами будет играть выбор оператора электронного документооборота. Кроме обычных требований к поставщикам услуг (длительный срок существования, размер бизнеса, качество поставляемого продукта и обслуживания) большую роль играет «физическая доступность».

Представительства оператора должны быть не только рядом с вами, но и в городах, где работают ваши контрагенты. Еще один немаловажный фактор - опыт работы с контролирующими органами и опыт в организации электронного юридически значимого документооборота.

Оператор электронного документооборота

Посредником в обмене между сторонами сделки электронными счетами-фактурами является оператор электронного документооборота. Он обеспечивает обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (п. 1.3 Порядка).

Требованиям, предъявляемым к оператору электронного документооборота счетами-фактурами на сегодняшний день, соответствуют фирмы, которые предоставляют услуги электронной отчетности в контролирующие органы: в ФНС России, ПФР, ФСС России, Росстат.

Таким образом, те плательщики НДС, которые уже сдают в контролирующие органы отчетность в электронном виде по ТКС, для перехода проще обратиться к тем же операторам, которые предоставляют им услуги по сдаче отчетности.

Что касается тех, кто сдает отчетность на бумаге, но желает перейти на документооборот счетов-фактур в электронном виде, следует учесть, что выбрать оператора электронного документооборота можно лишь из числа прошедших аккредитацию в качестве доверенного удостоверяющего центра ФНС России, заключить с ним соответствующий договор.

Отметим, что в выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС могут участвовать несколько операторов: у продавца — свой, у покупателя - свой.

Для этого таким операторам необходимо иметь совместимые технические средства и возможности для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и Порядком.

Сертификат ключа ЭЦП

Счет-фактуру, составленную в электронном виде, подписывают электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ (п. 6 ст. 169 НК РФ). Поэтому для выставления электронных счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи участникам электронного документооборота, кроме оператора, необходимо иметь электронную цифровую подпись.

Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Ее получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. Она позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (ст. 3 Закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

Подлинность электронной цифровой подписи на электронных документах подтверждает сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра. Они включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи.

Сертификаты ключей подписи участники электронного документооборота счетов-фактур получают в организации, входящей в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (п. 1.8 Порядка). Список удостоверяющих центров, аккредитованных в Сети доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы можно найти на сайте www.nalog.ru в подразделе «Общая информация» раздела «Представление в электронном виде» рубрики «Налоговая отчетность»: новость от 22 июня 2011 года.

Средства криптографической защиты информации

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС допускается при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации.

Они должны позволять идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, устанавливать отсутствие искажения информации, быть совместимыми со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС России (п. 1.6 Порядка).
Средства криптографической защиты информации — это специальные программные продукты (программы или программные комплексы), осуществляющие шифрование данных с целью скрыть их смысл. До тех пор, пока пользователь не идентифицирован по ключу, смысл данных ему не доступен. Указанные средства можно получить в организации, прошедшей аккредитацию в качестве доверенного удостоверяющего центра ФНС России.

Уменьшение налоговых рисков

Основная выгода от внедрения электронных счетов-фактур для компании связана с сокращением налоговых рисков.

На текущий момент работа с документацией напрямую влияет на размер налогов, начисляемых организацией и доначисляемых ему по итогам налоговых проверок. Так, по данным исследования Ernst & Young за 2010 год, в результате налоговых проверок 63% компаний были начислены дополнительные суммы налоговых обязательств. В основном по налогу на прибыль и НДС.

При этом в 48% случаев основанием для доначисления налога на прибыль послужило отсутствие подтверждающих документов по расходам.

Основания для доначисления НДС в 29% случаев были обусловлены некорректной подготовкой счетов-фактур, в 19% причиной была невозможность документально подтвердить расходы, по которым был зачтен входящий НДС.

Системы для обмена электронными документами помогут организовать контролируемый и прозрачный процесс документооборота и в результате уменьшить налогооблагаемую базу.

Увеличение эффективности работы бухгалтерии

Внедрение электронных счетов-фактур влияет на такие показатели производительности, как время обработки одного документа, количество сотрудников, занятых в работе с документами, процент ошибок в документах, время и трудозатраты на контроль и исправление ошибок.

Еще одно преимущество электронных счетов-фактур - повышение эффективности работы бухгалтерии. Львиная доля работы бухгалтеров тратится на перебивку данных с бумаги в учетные системы, а также поиск документов в архивах.

Переход на электронные счета-фактуры:

При принятии решения об использовании электронных документов предприятиям придется решать скорее внутриорганизационные вопросы -достижение договоренностей с контрагентами, интеграция с учетными системами, корректировка имеющихся бизнес-процессов.

Нормативная база

Нормативная база, регламентирующая процесс выставления и получения электронных счетов-фактур, окончательно сложилась только в 2011 году. Так, после выхода Федерального закона № 229-ФЗ от 27.07.2010 сформировались правила обмена электронными счетами-фактурами между предприятиями и нормы представления счетов-фактур в налоговые органы. А к моменту вступления в силу и № 245-ФЗ от 19.07.2011 - правила учета документов внутри предприятия.

Как изменится работа бухгалтерии при переходе на электронные счета-фактуры

Ввод электронных счетов-фактур обязательно будет связан с определенными изменениями в учете предприятия. Изменения в основном касаются принципа фиксации даты выставления и получения счета-фактуры и способа исправления счетов-фактур.

Дата выставления и получения электронного счета-фактуры фиксируется независимым от предприятия и налоговой службы оператором документооборота. Исправление счетов-фактур осуществляется путем формирования нового документа {корректировочного счета-фактуры), связанного с исходным документом и содержащего указания на исправления.