Ростов-на-Дону, БЦ «Лига Наций»
ул. Суворова, д. 91, эт. 5, оф. 6
ещё контакты

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: как правильно провести и оформить (Часть 2)

00023.jpg«ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: как правильно провести и оформить» (Часть 2)

Начало статьи читайте здесь

Инвентаризация нематериальных активов

 

 

 

Содержание действий Ответственное лицо
наличие документов, подтверждающих права организации на их использование Рабочая комиссия
правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете

Оформляем результаты инвентаризации. Для учета результатов инвентаризации нематериальных активов применяются следующие формы.

 

Документ Форма Комментарий
Инвентаризационная
опись нематериальных
активов
ИНВ-1а Опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии и лицом, ответственным за
сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается у ответственного(ых) за сохранность документов лица (лиц)
Сличительная ведомость
результатов инвентаризации
основных средств
ИНВ-18 При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов графы 3, 8, 10 не заполняются

Инвентаризация незавершенного строительства

 

Содержание действий Ответственное лицо Комментарий

Инвентаризация проводится посредством проведения контрольных обмеров.

Проводится инвентаризация незавершенного строительства всех объектов выполненных работ Инвентаризационная комиссия, представители генподрядчика, субподрядных организаций  
В описях указываются наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п. Инвентаризационная комиссия, представители генподрядчика, субподрядных организаций  
На прекращенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству должны быть составлены описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства Инвентаризационная комиссия, представители генподрядчика, субподрядных организаций используются соответствующая техническая документация, акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация
Фактические объемы выполненных строительно-монтажных работ должны быть сопоставлены с данными заказчика и подрядчика. При наличии расхождений необходимо внести изменения в бухгалтерский учет заказчика и подрядчика. Бухгалтерия  

При этом проверяется:
а) не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;
б) состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов.
По этим объектам, в частности, необходимо выявить причины и основание для их консервации.
На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов. На прекращенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству составляются описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. Для этого должны использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей
(производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы)

 

Содержание действий Ответственное лицо
Проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Рабочая комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц
ТМЦ, поступающие в ходе инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.
Эти ТМЦ вносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
Инвентарь и хозпринадлежности, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи такой инвентарь и хозпринадлежности вносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.
Инвентарь и хозпринадлежности, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентаризационную опись не включаются, по ним составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования в хозяйственных целях.
Тара вносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация. Постоянно действующая комиссия

Правила проведения

1. Инвентаризация материальных запасов должна производиться по каждому материально ответственному лицу и по местам хранения.
2. В случае хранения материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризацию следует проводить последовательно по каждому месту хранения.
3. Результаты инвентаризации замера горючего в баках машин (агрегатов), резервуарах и другой таре отражаются в ведомости замера горючего в баках машин или в ведомости измерений количества горючего и смазочных материалов при снятии остатков, данные о которых заносятся в инвентаризационные описи (сличительные ведомости).
4. Все материальные запасы (материалы, ГСМ, запасные части, спецодежда и другой мягкий инвентарь) заносятся в описи по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.) (п. 3.15 Методических указаний).
5. Предметы спецодежды, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.
6. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
7. Для подтверждения фактического наличия имущества на складах сторонних организаций необходимо в ходе инвентаризации получить подтверждение от этих организаций в виде расписок.
8. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
9. На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации
10. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета. В описи на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке вносятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.
11. В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.
12. При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Для оформления результатов используют следующие формы.

 

Документ

Форма

Комментарий

Инвентаризационный
ярлык
ИНВ-2 Применяется в тех случаях, когда по условиям организации деятельности инвентаризационная комиссия не имеет
возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись.
Ярлык заполняется в одном экземпляре и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Используется для заполнения формы ИНВ-3
Инвентаризационная
опись товарно-
материальных
ценностей
ИНВ-3 Применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы,
готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Опись
составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии. Заполняется отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственного(ых) лица (лиц)
Акт инвентаризации
товарно-материальных
ценностей отгруженных
ИНВ-4 На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты. Акт составляется в двух экземплярах - один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного(ых) лица (лиц)
Акт инвентаризации
товарно-материальных
ценностей,
находящихся в пути
ИНВ-6 Применяется для выявления количества и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации находятся в пути. Акт составляется в двух экземплярах на основании документов, подтверждающих нахождение товарно- материальных ценностей в пути, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается в комиссии
Сличительная
ведомость результатов
инвентаризации
товарно-материальных
ценностей
ИНВ-19 В ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных
описей. Ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один хранится в бухгалтерии, второй - передается
материально ответственному(ым) лицу (лицам)

Пример. В ООО "Ромашка" проводится инвентаризация. Данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции отражают в описи по форме N ИНВ-3. Там указывают их виды, группы, артикулы и сорта. Все ценности в присутствии членов комиссии пересчитывают, перемеривают, перевешивают. Опись составляют в двух экземплярах:
- один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;
- второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность ценностей.
В графе "Товарно-материальные ценности" описи (столбец "Код (номенклатурный номер)") должен быть указан номенклатурный номер товарно-материальных ценностей. Чтобы заполнить эту графу, можно воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственные кодировки.
В графе "Единица измерения" проставляются данные из Общероссийского классификатора единиц измерения (ОК 015-94).
Товарно-материальные ценности, поступающие в ООО "Ромашка" в период ревизии, кладовщики приходуют в присутствии комиссии по реестру или товарному отчету уже после инвентаризации. Данные о них заносят в отдельную опись "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации".
Отпущенные в период ревизии ценности также отражаются в отдельной описи "Товарно-материальные ценности, отпущенные в период инвентаризации". В расходных документах председатель комиссии делает соответствующую отметку и ставит свою подпись.
По отгруженным, но неоплаченным товарам, которые находятся на складе фирмы, оформляется отдельная опись. В ней делается запись о покупателях, наименовании товаров, их стоимости и дате отгрузки.
В описи, которая заполнена не до конца, ставится прочерк в виде латинской буквы "Z". Это делают, чтобы нельзя было дописать туда что-либо после окончания инвентаризации. С этой же целью внизу описи проставляется количество порядковых номеров по каждой странице и общее количество единиц ценностей.

Инвентаризация незавершенного производства и расходов будущих периодов
К незавершенному производству относятся продукция, не прошедшая всех стадий производственного процесса, а также изделия неукомплектованные, не прошедшие испытаний и технической приемки. Объем незавершенного производства определяют следующими методами: фактическим взвешиванием, штучным учетом, объемным измерением, условным пересчетом, по данным партионного учета.
В процессе инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых промышленным производством, необходимо:
- определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;
- определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);
- выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

 

Содержание действий

Ответственное лицо

Перед началом инвентаризации надо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена. Материально-ответственные лица
Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема Рабочая комиссия в присутствии материально ответственных лиц
Сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях. Забракованные детали в опись незавершенного производства не включаются, по ним составляются отдельные описи.  
По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь сырья (в соответствующих отраслях промышленности), в описях, а также в сличительных ведомостях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав. Количество сырья или материалов определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг).  
устанавливает сумму, подлежащую отражению на счете расходов будущих периодов и отнесению на издержки производства и обращения (либо на соответствующие источники средств организации) в течение документально обоснованного срока в соответствии с разработанными в организации расчетами и учетной политикой  

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов может быть не только частью обязательной полной инвентаризации имущества и обязательств, проводимой перед составлением годового отчета, но и действенным механизмом текущего контроля, способствующим повышению эффективности использования активов организации, сокращению дебиторской и кредиторской задолженностей, улучшению взаиморасчетов по заключенным договорам и своевременности поставок товарно-материальных ценностей.

 

Содержание действий

Ответственное лицо

Проверка счетов 60, 62, 76

Составляются акты сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату. Бухгалтерия

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах

Производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков Рабочая комиссия
По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. Рабочая комиссия
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение). Рабочая комиссия

По результатам инвентаризации оформляются следующие документы.

 

Документ

Форма

Комментарий

Акт инвентаризации
расчетов с покупателями,
поставщиками и
прочими дебиторами и
кредиторами
ИНВ-17 Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах.
Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии. По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (Приложение к форме ИНВ-17)
Справка к акту инвентаризации
расчетов с покупателями,
поставщиками и
прочими дебиторами и
кредиторами
Приложение
к форме
ИНВ-17
Является основанием для составления акта ИНВ-17. Составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета

По результатам инвентаризации дебиторской задолженности выявляются сомнительные и безнадежные долги покупателей, заказчиков, персонала по прочим операциям и т.д. перед организацией.
В бухгалтерском учете сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями (п. 70 Положения). Таким По результатам инвентаризации дебиторская задолженность по каждому обязательству с учетом срока погашения и исходя из условий заключенных договоров может быть классифицирована или как задолженность, по которой срок погашения еще не наступил, или как задолженность, по которой этот срок уже прошел.
То же самое можно сказать и в отношении результатов инвентаризации кредиторской задолженности. Кроме того, по просроченной дебиторской и кредиторской задолженности следует определить срок ее исковой давности, а также установить обстоятельства, прерывающие данный срок.

Срок исковой давности
В ст. 196 Гражданского кодекса установлен общий срок исковой давности - три года. При этом срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока (ст. 192 ГК РФ). Течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). И прерывается при предъявлении иска в установленном порядке, а также при совершении обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (ст. 203 ГК РФ).
В п. 20 совместного Постановления Пленумов ВС РФ от 12.11.2001 N 15 и ВАС РФ от 15.11.2001 N 18 указано следующее. К действиям, свидетельствующим о признании долга в целях прерывания течения срока исковой давности, исходя из конкретных обстоятельств, в частности, относятся:
- признание претензии;
- частичная уплата должником или с его согласия другим лицом основного долга и (или) сумм санкций, равно как и частичное признание претензии об уплате основного долга, если последний имеет под собой только одно основание, а не складывается из различных оснований;
- уплата процентов по основному долгу;
- изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признает наличие долга, равно как и просьба должника о таком изменении договора (например, об отсрочке или рассрочке платежа);
- акцепт инкассового поручения.
Действиями должника, свидетельствующими о признании им своего долга, являются:
- частичная оплата задолженности;
- уплата процентов за просрочку платежа;
- обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;
- подписание акта сверки задолженности, то есть письменное подтверждение признания наличия задолженности;
- заявление о зачете взаимных требований;
- соглашение о реструктуризации долга и т.п.
После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ).

Инвентаризация денежных средств, бланков строгой отчетности

Порядок проведения инвентаризации. Отдельным этапом проведения инвентаризации является инвентаризация кассы. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

 

Содержание действий

Ответственное лицо

Проверяются наличие денежных средств, находящихся в кассе, и данные кассовой книги. Остаток наличных денежных средств, указанный в кассовой книге, должен соответствовать фактическому остатку наличных денег в кассе. Рабочая комиссия
Основными документами, которые необходимо изучить при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

Пример. В процессе инвентаризации кассы в ООО "Взморье" инвентаризационная комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т.д.
Ценные бумаги и бланки строгой отчетности проверяются по видам бланков (например, акции: привилегированные и обыкновенные, именные и на предъявителя) и с учетом их начальных и конечных номеров.

Для акта инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств". В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе ООО "Взморье" в момент проведения ревизии.
Главный бухгалтер фирмы указывает в акте стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Здесь же указывают номера последних на дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотная сторона акта будет заполняться, если во время ревизии комиссия обнаружит недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).
В результате инвентаризации была выявлена недостача, в связи с чем руководитель ООО "Взморье" может принять следующее решение:
- во-первых, удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
- во-вторых, списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира). Решение руководителя фиксируется на оборотной стороне акта.
Кассир ООО "Взморье" хранил в кассе свои личные сбережения. Излишек денег является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Такие излишки, выявленные при инвентаризации, должны быть изъяты комиссией и оприходованы.

Для документального оформления результатов инвентаризации кассы используем следующие документы.

 

Документ

Форма

Комментарий

Акт инвентаризации
наличных денежных
средств
ИНВ-15 Применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и
документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации. Результаты
инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию
организации, второй - остается у материально ответственного лица.
Инвентаризационная
опись ценных бумаг и
бланков строгой
отчетности
ИНВ-16 Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально
ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение. При наличии бланков документов строгой отчетности,
нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем

Инвентаризация завершена

 

Документ

Описание

Инвентаризационные описи Могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью порядковые номера материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами
Не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение
Протокол Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором:
- фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации;
- отражаются результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей
Приказ руководителя решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации
  Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет
Сличительные ведомости После проведения инвентаризации и оформления фактических данных в инвентаризационных описях и актах инвентаризации происходит сопоставление полученных сведений с показателями бухгалтерского учета. Если в результате сравнения фактических остатков имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета выявлены расхождения, то происходит составление сличительных ведомостей
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости
Результаты инвентаризации имущества, учитываемого за балансом или находящегося в оперативном учете, в первую очередь представляют интерес для организации с точки зрения управленческого учета и внутреннего контроля.

Согласно п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц.
Приказ руководителя Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией

На основании протокола заседания инвентаризационной комиссии составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по унифицированной форме ИНВ-26.

Расхождения фактического наличия имущества с учетными данными, выявленные при инвентаризации, регулируются в соответствии с нормами ст. 12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" (в ред. Федерального закона от 03.11.2006 N 183-ФЗ), п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (в ред. Приказа Минфина России от 26.03.2007 N 26н). В настоящее время применяется следующий порядок регулирования таких расхождений:
- основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения и виновных лиц;
- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения у коммерческой организации (нормы убыли применяются только в случаях выявления фактических недостач);
- убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Пересортица образуется в результате выдачи материальных ценностей одного сорта вместо требуемого другого сорта и обычно носит неумышленный характер. Если после зачета по пересортице обнаружена недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;
- недостачи имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании их с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения.


Ошибки проведения инвентаризации и их последствия

В целях обеспечения легитимности и достоверности результатов инвентаризации следует принимать меры к соблюдению правил оформления документов и процедур проведения инвентаризации.
Ниже в таблице приведены случаи нарушений порядка проведения инвентаризации и описано влияние этих нарушений на легитимность и достоверность результатов инвентаризации.

 

Нарушение

Последствие

1

2

Неверно оформлен приказ руководителя на проведение
инвентаризации (не указаны сроки проведения инвентаризации, состав комиссии, перечень имущества)
Нет оснований для проведения инвентаризации, а
следовательно, и признания ее результатов
Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации Результаты инвентаризации недействительны
Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре Результаты инвентаризации недействительны
При невозможности остановки хозяйственной деятельности приходные и расходные документы
не завизированы председателем инвентаризационной комиссии
Выявленные в результате инвентаризации нарушения
могут быть оспорены предъявлением документов,
оформленных в период проведения инвентаризации
У материально ответственных лиц не взяты расписки, что все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию Выявленные в результате инвентаризации нарушения
могут быть оспорены предъявлением документов,
оформленных в период проведения инвентаризации
Нарушена процедура инвентаризации: проводится
сопоставление данных бухгалтерского учета с
фактическим наличием, а не наоборот
Могут быть не выявлены нарушения ввиду возможного
искажения фактического наличия
На каждой странице описей не выверены итоги: число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях Имеется возможность несанкционированных
исправлений результатов инвентаризации
На каждой странице нет записи Цены, итоги проверил" и "Подпись материально ответственного лица" (для форм,
в которых такие подписи предусмотрены)
Невозможно предъявить претензии к материально
ответственному лицу на основании такого документа
На последней странице инвентаризационной описи нет
подписи материально ответственного лица об
отсутствии у него претензий к членам комиссии, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение (для форм, в которых такие подписи предусмотрены)
Невозможно предъявить претензии к материально
ответственному лицу в случае выявления недостач
Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии Исправления считаются недействительными
Инвентаризационные описи после утверждения результатов содержат незаполненные строки (строки не прочеркнуты) Имеется возможность несанкционированных
исправлений результатов инвентаризации
Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи Имеется возможность несанкционированных
исправлений результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия не несет ответственность за недостоверность данных, предоставленных другими организациями и используемых в целях составления инвентаризационных актов по материальным ценностям, за сохранность которых на момент инвентаризации работники организации не отвечают.